Weg met ergernissen: 3 vragen die je jezelf voor elke vergadering moet stellen

Een ruime meerderheid van de werkenden heeft regelmatig weinig of zelfs geen zin in zijn werk. En dat is doodzonde. Voor je eigen succes en plezier, voor de samenwerking met je collega’s en voor de resultaten van jouw organisatie. In haar boek ‘Zin houden in je werk’ geeft bedrijfskundige Godelieve Meeuwissen adviezen over wat je er zélf aan kan doen om meer zin in je werk te krijgen. Aan Feeling onthult ze drie dagen lang haar praktische tips. Vandaag licht ze toe wat je kan doen om te voorkomen dat vergaderingen en meetings de zin in je werk verstoren.

Vergaderingen zijn namelijk een hele belangrijke factor in het verminderen van het werkplezier. Je hoeft in een gemiddelde vergadering maar om je heen te kijken om te weten dat meestal niet iedereen geïnteresseerd is in of betrokken bij alle onderwerpen.

Godelieve’s gouden tip: stel jezelf voor iedere meeting deze drie vragen:

1. Is glashelder wat de bedoeling is van deze vergadering?

Nee? Zorg dat je het te weten komt! Wat ga je er anders doen?  Of het nu gaat om een ‘mini-vergadering’ met twee collega’s of om een grote vergadering voor je project: altijd moet het vooraf duidelijk zijn wat de bedoeling van de ontmoeting is: wat is het resultaat dat je wilt bereiken? Waarom zitten jullie bij elkaar. De bedoeling formuleer je als organisator of ‘eigenaar’ van een ontmoeting in een eenvoudige, heldere zin. ‘We nemen een besluit over project A.’ Of: ‘We willen alle risico’s in kaart brengen voor onze volgende stap.’ Een succesvolle en plezierige vergadering heeft één bedoeling en dus ook het liefst maar één agendapunt.

2. Zitten we op de juiste plek voor deze vergadering?

Als je het ‘waarom’, de bedoeling van de ontmoeting, hebt vastgesteld, kun je de meest passende locatie proberen te vinden. Daar gaat het vaak mis: de ruimte is veel te klein, te gehorig of juist veel te formeel om openhartig te vergaderen. Hebben jullie een vertrouwelijk onderwerp te bespreken? Zorg dan dat er een deur dicht kan en dat je niet gestoord wordt. Gaan jullie brainstormen? Zorg minstens voor een groot whiteboard of flipover. Een juiste plek regelen is in veel organisaties soms nog een hele kunst.

3. Welke valkuilen zouden roet in het eten kunnen gooien?

Soms kan een vergadering ondanks een heldere bedoeling en een passende plek toch een groot debacle worden. Het kan bijvoorbeeld al meteen in het begin verkeerd gaan als weer dezelfde persoon te laat komt. Wanneer de voorzitter een ‘ik wil aardig gevonden worden’‑valkuil heeft en er niets van zegt, komt er ook meteen al zogenaamde ruis op de lijn: er ontstaan ergernissen die niet worden uitgesproken. En als ze wel worden uitgesproken, maar niet naar volle tevredenheid worden afgehandeld, dan ontstaat daar weer gedoe over. Wanneer je van jezelf weet in welke valkuil jij én je collega’s vaak dreigen te vallen, dan kun je er rekening mee houden. En als je je er bewust van bent, dan heb je veel minder last van ergernissen.

Meer tips voor een bloeiende carrière:

SHARE