Nooit meer te laat in 2021: zo pak je het aan

Feeling Redactie

08 jan 2021

Tijdens de lockdown leken we los te komen van de tijd, zo zonder spits en met bruut lege agenda’s. Maar ondertussen draait de klok weer op volle toeren, en met het drukke leven keerde ook de realiteit terug van time die je efficiënt gemanaged moet krijgen. Hoe lees je hier, in pakweg tien minuten.

John Lennon schreef Borrowed Time tijdens een zeilvakantie naar Bermuda, geïnspireerd door het gevoel daar ‘in reservetijd te leven’, met het volle besef dat zijn zalige vacuüm een soort uitstel van de werkelijkheid was. Helaas bleken zijn dagen inderdaad geteld, en het nummer werd pas postuum uitgebracht. Alleszins, het raakt wel iets, dat ‘tijd lenen’. Hoe heerlijk zou het zijn, mocht dat echt kunnen – er lijkt altijd een tekort aan. Natuurlijk, het zou nogal atypisch, en al zeker minder poëtisch zijn om Lennon te horen zingen van ‘de tijd gaat snel gebruik hem wel’. Maar als we die hijgende deadlines onze nek uit willen, lijkt efficiënt tijdsgebruik sowieso een realistischer plan om alles eindelijk eens rustig doch stipt gedaan te kunnen krijgen.

‘Veel mensen weten totaal niet hoe lang hun taken precies duren, nochtans dé voorwaarde om op tijd te zijn’

De tegenwoordige tijd

Tijd als iets om te managen, hoe zijn we daar eigenlijk bij beland? Sinds de Egyptenaren een wijzer aan de zon hingen, is tijd meetbaar. Journaliste Vera Spaans, zelf hardnekkig laatkomer, tastte met haar pas verschenen boek Te Laat de tijd als cultureel en psychologisch gegeven af, en stelde vast dat het westers belang van de klok al van de oudheid dateert. “Een van mijn oudste voorbeelden over het controleren van de tijd”, vertelt Spaans, “is de klaagzang van een gefrustreerde Romein over hoe die sinds de invoer van de zonnewijzer zijn honger pas mocht stillen als die op het middaguur stond.” Het indelen van de dag bracht structuur en machtsverhoudingen in de maatschappij, licht ze toe: “De kloosterklokken luidden om het bidden te bevelen, en later luidden de stadsklokken bij het begin en einde van de werkdag.”

Het was een kwestie van... wel ja, tijd, tot tijd ook geld werd. “Dat gebeurde in de Lage Landen toen de Amsterdamse beurs haar deuren opende, begin 17de eeuw”, zegt Spaans, “waar snel en punctueel zijn cruciaal was geworden om opbrengst te creëren. Een focus die met de industrialisatie en massaproductie alleen maar vergroot werd.” Enter de Amerikaan Frederick Taylor (1856-1915), een ingenieur die fabrieken efficiënter wilde maken. Lees: de volgens hem van nature luie arbeider beter laten renderen door uitgekiende productieprocessen. Het bekendste voorbeeld daarvan is de eerste lopende band in de toenmalige Ford-fabriek. “Dat taylorisme, het maximale uit je menselijk kapitaal halen, zie je vandaag nog”, zegt Spaans. “Tot in de zorg, bijvoorbeeld. Elke handeling is er in tijd en geld begroot, van iemand steunkousen aantrekken tot een begeleide wandeling naar de wc.”

Niet zo gek dus, dat te laat komen aanvoelt als verspilling. Tenminste, zo voelt dat in ónze cultuur, nuanceert Spaans. “Grofweg heb je monochrone culturen, waar het individu en de klok centraal staan, zoals in Nederland of België. En dan heb je polychrone culturen (in mediterrane landen bijvoorbeeld), waar de klok ondergeschikt is aan de gebeurtenis die dan aan de gang is. In een monochrone cultuur zul je op straat pas met iemand blijven praten als de agenda het toelaat. In een polychrone cultuur gaat het toevallige gesprek op straat voor, ongeacht de planning. Daar zou het onbeleefd zijn om zo’n spontane ontmoeting af te breken in functie van de volgende afspraak.”

Tik, tak, te laat!

Lisa (30) voelt zich als notoir laatkomer dan ook een buitenbeentje in onze maatschappij: “Ik leef heel erg in het moment, ben vooral gefocust op de mensen bij wie ik ben en kan moeilijk zeggen: ‘Afronden, want ik moet vertrekken’.” Het wijkt af van het ideaalbeeld, zegt ze: “Ik vind dat er wel wat shaming bestaat ten aanzien van laatkomers; de ideale persoon lijkt de vroege vogel die de hele dag door feilloos z’n agenda weet af te vinken.” Dat ons strak, kapitalistisch keurslijf soms verstikkend werkt, weet ook Spaans: “Het is niet 24 uur per dag vol te houden, je moet dat af en toe ook kunnen loslaten.” Soms krijgt dat loslaten een vorm van verzet zelfs. “Het is een van de redenen waarom mensen te laat komen; ze vertragen als de tijd gaat dringen bij wijze van rebellie tegen de druk van anderen.”

Of je nu punctueel bent, of een eeuwige laatkomer, het lijkt erop dat we van onszelf perfect weten tot welke categorie we behoren. Spaans wilde weten of dat verschil toeval is, of dat op tijd komen al dan niet iets is wat ingebed zit in onze persoonlijkheid. “Wat overduidelijk door psychologisch onderzoek is aangetoond”, weet ze intussen, “is dat mensen die zich over het algemeen opgejaagd voelen en tijdsdruk ervaren, denken dat de tijd sneller gaat dan degenen die die general hurry niet hebben. Mensen die punctueel zijn, zitten dus ruimer in de tijd dan ze zelf denken. Dat maakt dat ze te vroeg of in elk geval op tijd komen.”

Lisa’s vriendin Lotte (30) bijvoorbeeld: “In onze vriendenkring is het wel een ding: ik sta erom bekend punctueel te zijn, de anderen om te laat te zijn. En inderdaad: werk of privé, ik ben overal stipt op tijd. Het is me met de paplepel ingegoten, we vinden het bij ons thuis heel belangrijk en beleefd, en eigenlijk gewoon logisch om op tijd te komen. Ik kan ook heel goed inschatten hoe lang ik nodig heb om me klaar te maken en zal ook altijd extra tijd incalculeren voor het geval er vertraging is of wat dan ook.” Daarmee beschrijft ze ineens ook dé karaktertrek die punctuele mensen delen: consciëntieusheid. Spaans verduidelijkt met wetenschappelijk onderzoek: “Het is gebleken dat wie consciëntieus is, ook georganiseerd, gedisciplineerd en verantwoordelijk is en dus gemotiveerd én in staat zal zijn om op tijd te komen.”

Multitasken is een misser

Nochtans is laatkomer Lisa er zelf altijd van overtuigd dat ze wel degelijk genoeg tijd heeft, dat tien minuten ruim volstaat om de deur uit te geraken: “Maar bij het tandenpoetsen zie ik dan een ander bloesje liggen, dat moet ik dan aan – want ja, het wordt misschien fris -, en dan moeten er natuurlijk ook die oorbellen bij,... Dan blijk ik nog een klein beetje tijd over te hebben en prop ik die ook vol met whatsappen en nog snel de was ophangen. En dan haal ik het natuurlijk niet.” Lies Martens geeft bij Expert Academy trainingen in timemanagement, en weet uit ervaring: “Veel mensen weten van het merendeel van hun taken totaal niet hoelang ze duren. En jezelf timen, is de basis voor een geslaagd timemanagement.” Dat optimistisch onderschatten van een krappe tien minuten als een zee van tijd, kreeg in de jaren 70 trouwens een naam: de Israëlisch-Amerikaanse psychologen Daniel Kahneman en Amos Tversky doopten het fenomeen ‘ planning fallacy’. Altijd goed, een wetenschappelijke term voor een herkenbaar zeer.

Die planning fallacy helpt ook niet bij die andere hardnekkige voorspeller van te laat komen: multitasken, je weet wel, je leven leiden als een tetrisspel, met taken als blokjes die je zo goed mogelijk in elkaar probeert te passen. Ben Crabbé zal het beamen: dat is niet altijd een succes. En dat is logisch, weet Martens: “Het brein is niet zo snel geëvolueerd als de technologie. Eigenlijk kunnen wij niet mee – we denken van wel, maar de realiteit toont ons van niet. We willen te veel zien en horen. We krijgen te veel input en hebben het gevoel dat we het állemaal moeten doen. Maar dat lukt dus niet.” Lisa beaamt: “Ik ben een perfectionist met faalangst, op vlak van werk én op vlak van vriendschappen. Dus ik ga dan onrealistisch veel sociale afspraken inplannen om iedereen te pleasen, waardoor ik gaandeweg net iedereen faal.”

Apen en olifanten

Er is de planning fallacy, het multitasken, maar ook uitstelgedrag maakt dat we in tijdnood geraken. Lisa herkende zich dan ook heel hard in wat Tim Urban op z’n populaire blog Wait but why als antwoord heeft geformuleerd op de vraag Why Procrastinators Procrastinate. Hij steekt het op de ‘Instant Gratification Monkey’, een metaforische aap die erop gericht is om alles zo leuk en makkelijk mogelijk te maken, en die ervoor zorgt dat de uitsteller zich zodanig laat afleiden dat hij zich met van alles bezighoudt, behalve met zijn werkelijke opdracht. ‘Oh, effe googelen hoeveel een menselijk hoofd weegt!’ Pas als de deadline dichterbij komt, verschijnt het ‘Panic Monster’, en schiet de uitsteller in actie. Elke Geraerts, neuropsychologe en CEO van Better Minds at Work, legt uit hoe die aap ons in onze hersenen van onze prioriteiten af houdt: “Die afleidingen (zoals onze smartphone, YouTube,...) geven telkens wat dopamines vrij die een instant geluksshot creëren. Het zijn vergankelijke, verslavende prikkels die ons brein lui maken en het échte, vaak lastigere werk op de lange baan doen schuiven.”

Prioriteiten stellen is dus cruciaal bij het efficiënt gebruiken van onze tijd. Volgens Martens kun je om te beginnen die storende stimuli als geluid of lawaai bij het werken elimineren, maar ook de apps, berichten en pop-ups op je computer. Geraerts ziet het als afkicken: “Om tegen die luiheid te vechten, moeten we leren om ons te concentreren, om offline te gaan en een uur lang te focussen op die ene taak. Aanvankelijk voelt het bijna als een detox met ontwenningsverschijnselen. Maar je moet door dat dal heen om terug goed te kunnen functioneren.” Want, zegt ze: “Het is minstens even cruciaal om die prioriteiten niet alleen te kunnen stellen, maar ze ook te kunnen afwerken.” Vandaar haar pleidooi voor een verschuiving van timemanagement naar aandachtsmanagement: “Aandacht is het nieuwe IQ. Je kunt nog zo slim zijn als je wilt, als je niet in staat bent om je aandacht te managen rond datgene wat echt belangrijk is, dan ben je met dat IQ maar heel weinig.”

Aandacht die moet gaan naar de olifanten. De spreekwoordelijke olifanten, weliswaar, in de vergelijking die Geraerts maakt: “Olifanten zijn de belangrijke taken, waarvoor je geconcentreerd moet zijn, zoals het verwerken van een dossier. Konijnen daarentegen, zijn minder belangrijke taken waarvoor je iets minder focus nodig hebt, zoals mails beantwoorden, of telefoontjes doen.” Die konijnen en olifanten afwegen, dat is het managen van je aandacht, legt Geraerts uit: “Het gaat erover je dag in te plannen op basis van pieken en dalen in je aandacht, want daar zit echt veel variatie in.” Je kruit niet verschieten op de konijnen, dus. “Veel mensen beginnen de dag met al die konijnen achterna te zitten, en zijn al vermoeid nog voor ze zich aan die belangrijke taak hebben gezet. Na de beruchte lunchdip ligt die olifant dan op hun bord, maar dan ontbreekt het aan de nodige energie, en schuift alles weer door naar de volgende dag.”

‘Soms vertragen we net als de tijd gaat dringen, bij wijze van rebellie tegen de druk van anderen’

Surplus van focus

“We kunnen allemaal klokkijken”, geeft Spaans hoop. “Er is altijd een keuze. Vrijwel iedereen kan op tijd komen – als we het maar belangrijk genoeg vinden.” Klopt, vindt Lotte: “Ik heb natuurlijk alle begrip voor laatkomers, maar mensen denken heel vaak van zij die op tijd komen: voor hen gaat het vanzelf. Maar dat is helemaal niet waar, ik doe daar ook heel wat mentale inspanningen voor, het is een van de mental loads die ik op mij neem. Zoals lijstjes maken, of op voorhand de risico’s inschatten (geen droge kleren vinden, filevorming,…).” Een wekker zetten, helpt ook, weet Spaans: “Ik zet m’n alarm voor het moment dat ik moet stoppen met wat ik aan het doen ben, als ik op tijd wil zijn. Aanvankelijk werd ik erdoor verrast, nu anticipeer ik er al op en denk ik een paar minuten voor het afgaat dat ik haast moet vertrekken.”

Jezelf conditioneren, daar heeft ook Geraerts het over: “Je kunt je brein automatisch naar focus leren gaan.” Zoals de hond van Pavlov begon te kwijlen bij het horen van het eetsignaal, kan ons brein naar focus gaan bij een zelfgekozen aandachtsritueel: “Je moet iets bedenken wat voor jou werkt; een lied, een ademhaling, een beweging, en dat een aantal weken heel bewust toepassen tot het geautomatiseerd geraakt.” Wat Martens betreft, is het een plaats in huis: “Het gaat daarom niet eens om een eigen ruimte, dat kan al een klaptafeltje zijn. Je daaraan zetten, is al voldoende om je brein te laten zeggen: ‘Dit is de werkplek, nu gaan we in work mode’.”

“Voor mij is op tijd klaar geraken alleszins belangrijk genoeg om die moeite te doen”, zegt Lotte. En dat ís het ook, weet Martens: “Als mensen er niet in slagen om de dingen rond te krijgen, elke dag, dan stapelt het schuldgevoel zich op. Met een rugzak van onafgewerkte dingen die alleen maar zwaarder wordt. Dat is een sneeuwbaleffect met zeer negatieve stress, oververmoeidheid tot een bore-out of burn-out als mogelijk gevolg.” Geraerts beaamt: “Hoe sterker je focus en je aandacht, hoe minder de energie verloren gaat naar de waan van de dag. Eenmaal je je prioriteiten krijgt afgewerkt, geeft dat een bevlogen, energiek gevoel, raak je meer betrokken bij de job of de taak thuis, en dat is een positieve vicieuze cirkel met een geweldig effect op je veerkracht.” Tijd om er iets aan te doen, dus.