Nu we met z’n allen telewerken, is het belangrijk om het contact met het team niet te verliezen. Maar hoe pak je dat praktisch aan? Leiderschapsexpert An Deroost tipt hoe we dat best aanpakken.

Vergaderingen worden geminimaliseerd, iedereen werkt thuis. Toch is het belangrijk voldoende in contact te blijven. Ondanks technische hulpmiddeltjes is het niet evident. An Deroost legt uit hoe we het efficiënt houden.

Hoe blijven we die broodnodige teamspirit bewaren? 

“Eerst en vooral moet je de connectie met het team bewaren. Je kunt natuurlijk bellen of mailen, maar er zijn veel handige tools om beter virtueel contact te houden. Zo pleit ik voor videocalls, elkaar zien draagt bij aan het groepsgevoel. Het heeft een andere dimensie dan bellen of mailen: je ziet elkaar en communiceert dus ook non-verbaal. Je ziet reacties op gezicht en leest elkaars lichaamtaal. Het is nooit hetzelfde als fysiek contact, maar je komt al dichter in de buurt.”

Waar moet je als leidinggevende extra rekening mee houden? 

“In deze omstandigheden is het extra belangrijk je team goed te kennen. Zo heb je introverte en extraverte mensen. Tijdens een vergadering is het al belangrijk om te zorgen dat iedereen aan het woord komt, maar tijdens een videocall is het nog belangrijker hier aandacht voor te hebben. Een introverte deelnemer zal stil luisteren, terwijl een extraverte medewerker meteen het voortouw nemen. Nu nog meer dan anders, want door het sociale isolement wilt die meteen beginnen praten en ventileren. Toom dus in en laat iedereen aan het woord.”

Hoe zorg je dat iedereen gemotiveerd blijft? 

“Enerzijds is ook hier die communicatie heel belangrijk, liefst op vaste tijdstippen. Anderzijds is het ook belangrijk dat je bij elkaar terecht kunt. Dat er nu kinderen rondhuppelen, dat gebrek aan structuur of die sociale isolatie… Het is voor iedereen moeilijk. Neem dus ook even tijd om te laten ventileren, iedereen vanuit zijn of haar eigen verhaal. In een normale situatie sla je een babbeltje aan het koffiemachine, je ventileert even. Het is belangrijk dat je dat nu ook kan doen, zij het in een andere setting.”

Hoe zorg je dat je vergadering niet een groot koffiemoment lijkt te worden? 

“Ook hier heb je als leidinggevende een belangrijke rol. Laat iedereen zijn of haar verhaal doen, maar baken het ook af. Zo’n vergadering mag geen klaagmoment worden waarin je elkaar alleen maar droeviger of angstiger maakt. Er moet natuurlijk ook nog gewerkt worden.”

Over dat werken. Wat met medewerkers die de kantjes eraf lopen? Hoe controleer je of iedereen aan het werk is en blijft?

“Eerst en vooral is het belangrijk controle los te laten. Voor sommige leidinggevenden is deze uitzonderlijke situatie cold turkey in loslaten, je hebt geen keuze. Probeer te relativeren en zie het in het groter geheel. Je kunt nu eenmaal niet constant zien wie wat aan het doen is. Vertrouw je team hierin. Anderzijds maak je best duidelijke afspraken: laat goed weten wat van wie verwacht wordt en gebruik deadlines, iedereen moet zijn verantwoordelijkheid kennen. Dat moet heel duidelijk gecommuinceerd worden. Zo blijft iedereen gemotiveerd.”

Wat als je merkt dat een medewerker profiteert van de situatie? 

“Laat het niet aanmodderen, maar ga meteen het gesprek aan. Doe dat zoals je dat normaal zou doen: stel veel vragen. Luister naar je collega en probeer uit te vissen wat er misloopt, misschien is er wel een logische verklaring voor.”

 

De praktische tips van An Deroost:

  • Voorzie iedere dag minstens één communicatiemoment in team: doe dat via een videogesprek.
  • Start dit gesprek met een virtuele koffieklets: laat iedereen even stoom afblazen en vertellen over de huidige situatie. Het kan deugd doen om even spanning en stress los te laten. Bovendien is het een manier om tips uit te wisselen over hoe met de situatie om te gaan.
  • Geef zelf het goede voorbeeld: werk zoals je dat anders ook zou doen en wees bereikbaar en beschikbaar voor vragen.
  • Transparantie is heel belangrijk: laat weten waar je mee bezig bent, zet je agenda open.
  • Maak duidelijke afspraken: je hoeft als leidinggevende niet 24 uur op 24 beschikbaar te zijn. Laat weten wanneer je werkt en wanneer je tijd neemt voor je privéleven.

 

Wie is An Deroost?

An is leiderschapsexpert en begeleidt, traint en adviseert ondernemers en leidinggevenden over leiderschap, samenwerken en communicatie. Meer info vind je op haar website.

 

Meer tips om nu efficiënt thuis te werken: