Ein-de-lijk! Tijd om op reis te vertrekken of te genieten van je verlof. Nu snel nog even je out of office instellen. Al wacht je liever niet te lang en denk je beter even na. Want door je automatische mail op de juiste manier op te stellen, geniet jij zorgeloos van je vakantie. 

1. Stel je out of office iets vroeger in

Eerlijk is eerlijk: op vakantie gaan betekent toch ook altijd een beetje stress. Je wilt al je werk afronden en die to-do-lijst lijkt oneindig als je telkens mailtjes moet beantwoorden tussendoor. Stel je out of office dus enkele dagen vroeger in dan je verlof. Op die manier kun je rustig doorwerken en is het niet erg dat je niet elk mailtje nog beantwoord krijgt. 

2. Laat je telefoonnummer achterwege

In veel mails lees je: ‘is het dringend, bel me dan op…’, handig voor de ontvanger, maar zeker niet voor jou. Wat jij als irrelevant beschouwt, vindt de ander misschien heel erg dringend. Je verplaatst de boodschap gewoon naar een ander medium. Ze kunnen je heus wel even missen.

3. Voeg een contactpersoon toe

Net om bovenstaande reden is het goed om een collega in je mailadres op te nemen die de belangrijke zaken voor je kan beantwoorden. Natuurlijk laat je dit eerst even weten aan de collega in kwestie. Daarnaast is het goed om met collega’s en bazen even af te spreken dat je niet zult mailen. 

4. Laat de datum van terugkomst weten

Laat in je mailtje weten wanneer je terugkomt. Ook hier weer geldt: neem enkele dagen extra. Niemand zal erom malen dat je vroeger antwoordt dan verwacht, maar zo bespaar je jezelf stress bij terugkomst omdat er misschien toch enkele mensen zitten te popelen om een antwoord te krijgen.

5. Laat de reden van je afwezigheid weten

Twee weken op reis of er even tussenuit omwille van een andere reden: je mag het gerust persoonlijk maken. Vertel je liever niet over je burn-out of de details van je ziekte? Dat hoeft uiteraard ook niet! Simpelweg ‘wegens ziekte ben ik afwezig’, is voldoende. Een mopje over je reis moet kunnen, maar pas je toon vooral aan, aan de lezer van je mail. 

6. Internationaal bedrijf?

Dan is het nuttig je mail ook te vertalen in Engels en/of Frans. Beperk je echter wel tot maximum 2 talen. Anders wordt het al snel te veel.

7. Vergeet het onderwerp niet in te vullen

Idealiter vul je hier alvast in dat je afwezig bent en wanneer je vermoedelijk terug bent.

8. Beantwoord je mails niet op reis!

Nu je jouw Out of Office hebt ingesteld, is het belangrijk deze ook zelf na te leven. Wil je echt zorgeloos op vakantie, laat je mails dan ook voor wat ze zijn. Of begin op zijn minst niet te antwoorden: zo creëer je verwachtingen.

9. Vergeet je out of office niet uit te schakelen bij terugkomst

Het klinkt vanzelfsprekend, maar wordt regelmatig vergeten!

10. Verwijder onbelangrijke mails meteen bij terugkomst

Je komt terug en dan slaat de paniek ineens toe: 2.320 ongelezen mails te beantwoorden. Durf gerust met de grove borstel door je mails te gaan en onbelangrijke mails meteen te wissen. Of wis gewoon alle mails zodat je met een frisse lei kunt beginnen. Dit kan natuurlijk enkel op voorwaarde dat je in je mail hebt aangegeven dat je niet zult antwoorden.

11. Maak na je reis een evaluatie van je mailbox

Dit is misschien ook het moment om eens na te gaan of je niet bent ingeschreven op tal van nieuwsbrieven die overbodig zijn. Uitschrijven is de boodschap. 

Meer tips voor je reis: