Plannen als een pro: 15 tips voor meer flow en efficiëntie in je werkdag

Een productieve werkdag vraagt om wat voorbereidend denkwerk. Maar niet iedereen is even goed in planning en structuur. Vijftien tips om je alvast op weg te helpen naar een efficiëntere werkflow. Graag gedaan hoor.

1. Zet een stap terug: maak tijd voor een planning

“Heel veel mensen zijn altijd bezig, maar krijgen hun werk niet rond, en hebben het gevoel dat ze geen tijd hebben om een planning te maken”, zegt Sara Van Wesenbeeck, tijdsexpert en auteur van Het handboek voor de spitsuurvrouw. “Maar daar loopt het eigenlijk al mis. Mensen die het gevoel hebben te weinig tijd te hebben, zijn dikwijls actiegericht: ze blussen constant brandjes, omdat de beloning op korte termijn zichtbaarder is, en beseffen niet dat de beloning voor een goede planning meestal pas later komt, maar doorgaans veel meer voldoening geeft. Ook al lijkt tijd nemen om te plannen, in eerste instantie dus net als een hap uit je tijdsbudget, besef dat die ‘verloren tijd’ zichzelf in een mum van tijd ook weer terugbetaalt, dus begin er dit jaar toch maar aan.”

2. Stel jezelf deze belangrijke vragen

Om bij de meest efficiënte planning uit te komen, is prioriteiten stellen belangrijk. Grijp je nieuwe plan aan om even te reflecteren en stil te staan bij wat je nu echt belangrijk vindt en waar je energie uit haalt. Start het jaar daarom met enkele belangrijke vragen.

• Waar haal ik energie uit?
• Welke taken geven me voldoening?
• Wat doe ik echt graag?
• Waar ik wil ik graag meer tijd voor maken in 2021?
• Wat zijn mijn dromen voor de toekomst?

Door jezelf gericht vragen te stellen, geef je jezelf een doel en richting. Zo kun je bepalen wat je prioriteiten zijn en kun je doelen omzetten in concrete acties.

3. Begin klein: een wandeling tijdens de lunch?

Sara Van Wesenbeeck: “Voor mensen die hun leven nog nooit in een planning gegoten hebben, kan het een huzarenstukje zijn. Om het overzichtelijk en werkbaar te houden, raad ik vaak aan om eerst de ontspanning te plannen. Of je lunchpauze. Als mijn coachees ervaren dat ze zoveel meer opladen en daarna des te productiever kunnen zijn, door een wandeling te maken in plaats van te blijven hollen of scrollen op hun telefoon, dan is dat dikwijls een aanzet om meer te gaan plannen.”

4. Gebruik je agenda

Voor wie z’n leven op orde wil krijgen, is een degelijke agenda echt wel de sleutel. “Door afspraken met anderen en vooral ook die met jezelf in je agenda te zetten, en te leren om met prioriteiten te werken en gelijkaardige to do’s te bundelen, leer je efficiënter werken. Je kunt dagen aan een taak werken, of er elke dag anderhalf uur voor inplannen en er dan gefocust aan doorwerken”, zegt Sara.

5. Splits grote taken op

Wie vaak geconfronteerd wordt met grote taken op de agenda, raadt Van Wesenbeeck aan om die te leren opsplitsen in meerdere kleine taken én om er een een stappenplan voor aan te leggen. “Moet je over een tweetal weken bijvoorbeeld een grote lezing geven, deel al het voorbereidende werk dat je daarvoor zou moeten doen dan op in kleinere taakjes en plan die in in je agenda. Zo wordt wat voor jou misschien een loodzware en onoverzichtelijke opdracht lijkt, meteen een stuk minder bedreigend en behapbaarder.

Bovendien kan je al die kleine taken sneller afvinken en geef je jezelf tussentijds nog wat voldoening ook. Wel belangrijk: zorg ervoor dat je voor elke kleine deeltaak zeker genoeg tijd uittrekt. Niets zo vervelend en inefficiënt als voortdurend opnieuw in je planning moeten zitten knoeien, omdat je de tijd wat te optimistisch hebt ingeschat.

6. Eerst de grote keien, dan de steentjes

Ervoor zorgen dat de essentie van je takenpaket wel degelijk op tijd wordt afgerond, doe je volgens Van Wesenbeeck door eerst de grote taken in je agenda te zetten en dan pas alle kleintjes. “Zet eerste de taken die je vooruithelpen en prioriteit vragen (je zogenoemde ‘big rocks’, dat wat je voedt en je batterijen oplaadt) in je agenda, en vul daarna de gaten met de kleinere zaken die moeten gebeuren. Doe je het andersom, dan is er in je agenda geen ruimte meer voor essentiële zaken.”

7. Plan niet elk uur vol

Om het werkbaar te houden, plan je volgens Van Wesenbeeck ook best niet elk uur vol. “Enerzijds is het belangrijk jezelf realistische planningen op te leggen. Weinig werkt zo demotiverend als niets van je lijstje kunnen afvinken. Denk daarom goed na over de tijd die je spendeert aan een taak. Plan daarnaast niet ieder uur vol in je dag- en weekplanning. Vaak fietsen er nog kleine of grote taken tussen die je even prioriteit moet geven. Vermijd stress en een chaotische planning door niet té veel te willen plannen. Pas je planning aan: merk je dat een bepaalde taak toch meer tijd kost dan verwacht, houd daar dan rekening mee met je nieuwe planning.”

8. Plan ook vrije tijd in

Je planning realistisch houden, doe je volgens Van Wesenbeeck ook door voldoende vrije tijd in te plannen. En ook al voelt dat misschien een tikje tegenstrijdig aan, toch kan het lonen om ook die ‘vrije uren’ letterlijk van een invulling te voorzien. “Vanuit de gedachte: we moeten al zoveel op het werk, dan wil ik mijn vrije tijd niet plannen, zie je wel veel planningsweerstand”, klinkt het.

Daarom raadt ze haar coachees bijvoorbeeld aan om je weekend op te delen in zeven blokken: vrijdagavond, zaterdagochtend, zaterdagmiddag en -avond, enzovoort, en die blokken telkens een intentie toe te kennen, zodat je meer voldoening uit je weekends haalt. “Door je huishoudelijk werk bijvoorbeeld te bundelen op zaterdagochtend zul je merken dat je veel minder tijd hoeft te besteden aan wat jij misschien een vervelende taak vindt. Zondagavond is voor sommigen een dip, omdat de werkweek eraan komt. Daar iets betekenisvol plannen kan dat een ander gevoel geven.”

9. Maak ’s avonds je to do lijst op

Wil je rustig slapen, dan maak je best elke avond al een overzicht van wat je graag de dag erna wilt doen. Maak hierbij een duidelijk onderscheid tussen de dringende taken en de minder dringende taken. Maak je opdrachten zo concreet mogelijk en bepaal ook al op welk uur je ze wilt uitvoeren. Plan je moeilijke of grote taken op de momenten dat jij op je productiefst bent. Kleinere taken plan je op de momenten dat je minder productief bent, vlak na de middag bijvoorbeeld.

10. Maak een weekoverzicht

Om je to do lijst te kunnen opstellen, maak je best ook een weekoverzicht. Zo krijg je een globaler overzicht van wat er deze week moet gebeuren. Ook een maand- of jaaroverzicht kunnen je helpen.

11. Bewaak je tijd op sociale media

Er zijn tegenwoordig tal van apps die je een overzicht geven van hoeveel tijd je spendeert op sociale media. Kans is groot dat het pijnlijk veel is. Bewaak daarom de tijd die je bezig bent met scrollen, klikken en liken. Hulp nodig? Met de Forest app plant je bomen in je virtuele bos terwijl je productief bezig bent. Terwijl jij aan het werk bent, groeit je boom. Verlaat je de app vroeger – om pakweg even Instagram te checken – dan sterft ie een pijnlijke dood.

12. Plan vaste mailmomenten

Het versturen, lezen en beantwoorden van mailtjes neemt heel wat tijd in beslag. Bovendien duurt het minstens 15 minuten vooraleer je terug geconcentreerd bent, zo blijkt uit onderzoek. Plan daarom enkele momenten in per dag die je vrijhoudt voor het verwerken van mails. Zet meldingen daarna af.

13. Werk met kleurtjes

Hoe visueler, hoe beter het overzicht. Kleuren kunnen daarbij helpen. Kies een kleur voor werk, gezinsactiviteiten, tijd voor jezelf, huishouden... Op die manier krijg je meteen een duidelijk overzicht van je privé- en werkbalans en kun je bijsturen indien nodig.

14. Gebruik een notitieboekje

Vaak last van stress en vergeet je daarom weleens taken? Gebruik een notitieboekje, heb je een kleine of grote taak die je zeker niet mag vergeten, schrijf het meteen op. Een keer per dag neem je tijd om alles uit je notitieboekje in je planning te zetten en er een concreet tijdstip bij te plaatsen. Zo voorkom je chaos in je hoofd én dingen die je over het hoofd ziet.

15. Maak je cirkels rond

Ook al zijn kleine taakjes misschien niet je topprioriteit, toch is het belangrijk voor de rust in je hoofd om óók die allemaal netjes af te ronden. Niks zo storend voor de efficiëntie en productiviteit immers als een hoop losse eindjes die nog ergens in een achterhoek van je brein liggen rond te dwarrelen. Leg daarom een systeem aan om al je losse eindjes te overzien: noteer ze bijvoorbeeld in korte bullets in je agenda of in een apart notitieboekje.

Vergeet ook de final touch niet trouwens: ook als bepaalde grote taken, zoals een vergadering of een brainstorm, zijn afgewerkt, is het belangrijk om die cirkel nog even helemaal rond te maken, zodat je inspanningen niet verloren gaan en je met een gerust geweten kan overschakelen naar de volgende to do. “Doe daarom aan nazorg: geef mogelijke notities een plek, vis de actie-items eruit en geef bepaalde taken door indien nodig. Op die manier zorg je ervoor dat al die plannen die tijdens een vergadering worden gemaakt ook in daden worden omgezet en dat je tegen de volgende vergadering alweer een hele stap verder staat.”

Meer tips op de werkvloer: